Comment éviter de sauvegarder les rép de FILESTREAM lors des backups quotidiens de la base SQL ?

SOLVED

Bonjour à tous,

Les dossiers FILESTREAM contenant les .PDF conservés dans la base SQL pour des raisons fiscales bien compréhensibles deviennent toutefois envahissants au cours du temps (surtout lorsque l'on facture beaucoup ...).

Ma base SQL en tant que telle ne fait que quelques centaines de Mo mais après quelques mois, elle monte rapidement à plusieurs Go !

Faire une SFD (sauvegarde fiscale des données) est certes une solution pour "dégraisser le mammouth" mais elle n'est pas envisageable tous les mois du fait de sa lourdeur (il faut expurger nombre de documents préalablement à sa réalisation).

Y a t'il donc une solution pour NE PAS INTEGRER les éléments du FILESTREAM (en gros les .PDF des factures validées) dans les sauvegardes quotidiennes de ma base SQL ?

Merci de vos conseils.

  • 0

    Bonjour clarisse.blanc,

    L'impression des factures au format .pdf dans le fichier FileStream répond à une obligation légale. 

    L’enregistrement du pdf de la facture est réalisé au moment de sa validation. Cet enregistrement permet de conserver certaines données de la facture au moment de sa validation (informations clients…)

    Pour répondre aux exigences de la Loi Anti Fraude, ces factures y sont stockées avec une clé qui permet de valider leur authenticité auprès de l'administration fiscale.

    Il faut donc les conserver jusqu'à la sauvegarde fiscale des données ou les éléments comptables seront générées eux aussi avec une clé d'authentification

    Je vous propose néanmoins de saisir une suggestion dans Sage Customer Voice (https://sagefrsuggestions.uservoice.com/) pour permettre que ces documents puissent être optionnellement stockés sur un autre espace que celui du serveur de données, tout en bénéficiant toujours du processus de validation.

    Bonne journée,

    David

  • 0 in reply to David Beck

    Bonjour David,

    Légalement, j'en comprends tout à fait les tenants.

    Techniquement, et dès lors que tous ces .PDF sont enregistrés et nominativement codés avec une clé d'authentification, pensez-vous qu'il serait possible de régulièrement les "mettre de côté" en dehors du folder FILESTREAM afin d'alléger les sauvegardes routinières (on passerait de 6Go et quelque à qq centaines de Mo) ?

    Juste avant de procéder à la SFD, on pourrait alors les réintégrer en totalité dans le folder concerné .

    Que pensez-vous de cette suggestion technique ?

    Yann

  • 0 in reply to clarisse.blanc

    Merci pour votre retour Yann,

    Ce que vous proposez est "techniquement" inapplicable.

    Le fichier dans lequel vous voyez les .pdf est une transcription graphique de ce qui est stocké dans la base de données. 

    Si vous les supprimez, il seront recréés dès la prochaine ouverture de ce fichier.

    Si le volume FileStream est très important cela peut être du au modèle de mise en page qui est utilisé.

    Une piste consisterait à valider les factures en utilisant un modèle de mise en page avec le minimum légal des informations à faire figurer (sans logo, avec une présentation sommaire) et imprimer les factures destinées au client avec le modèle de mise en page élaboré

    David

  • 0 in reply to David Beck


    Merci pour votre suivi, David.

    Je viens de refaire un essai.

    Notre base de données s'appelle XXXX_SQL et elle est stockée dans le répertoire \MS_SQL_Server\MSSSQL11.SAGE100\MSSQL\DATA  sous la forme de trois entités distinctes :

    1- XXXX_SQL.mdf  (fichier)
    2- XXXX_SQL_log.ldf  (fichier)
    3- XXXX_SQL  (folder)

    Dans ce dernier folder, il y a un autre folder : \b1757e92-2c09-4e83-a287-57dfb592eead  contenant lui-même un sous folder : \64debeca-bc68-4e4d-a1a6-0a6e801956e0  qui, lui, contient TOUS LES .PDF DU FILESTREAM (3747 fichiers sans extension, de taille moyenne 1130Ko à 1800Ko, soit 5.64Go de .PDF !!!)

    Si je déplace ces 3747 fichiers dans un répertoire HORS DU LIEU DE STOCKAGE DU FILESTREAM (sur un NAS par exemple ou bien ailleurs sur le HD) puis que j'ouvre à nouveau la Gescom et rééedite/réimprime une facture comptabilisée (donc validée et imprimée), je constate qu'aucun nouveau fichier .PDF n'est recréé dans le FILESTREAM, même après avoir quitté la Gescom.

    Je suis donc porté à penser que, UNE FOIS CRÉÉS, les .PDF restent invariablement figés dans ledit répertoire du FILESTREAM et qu'il est donc possible de les stocker temporairement ailleurs que dans l'espace \MS_SQL_Server\MSSSQL11.SAGE100\MSSQL\DATA , du moins jusqu'à la prochaine sauvegarde fiscale des données.

    Cela permettrait d'allèger notoirement le temps de sauvegarde qui passe alors de plusieurs longues minutes à quelques dizaines de secondes (près de 6Go de données à sauvegarder versus qq centaines de Mo) !

    Serait-il possible que vous validiez cette hypothèse ?

    Merci d'avance pour votre aide.

    Yann

  • 0 in reply to clarisse.blanc

    Bonjour Yann,

    Merci de ces précisions.

    On sort du périmètre d'intervention Sage.
    Les applications Sage utilisent simplement la fonctionnalité Filestream pour le stockage des fichiers PDF ; leur gestion, organisation et accès étant assurés par Microsoft (c) SQL Server (TM).
    Je ne peux donc pas me prononcer sur les éventuelles conséquences de la manipulation de ces fichiers, sur l'intégrité de la base de données d'une part, et sur les interactions avec l'application Sage 100cloud d'autre part.

    Bonne journée

    David

  • 0 in reply to David Beck

    Bonjour David,

    Le FS relève effectivement de MS/SQL Server (y compris les nommages, je présume)  mais c'est SAGE qui sait s'il gére de ***possibles*** réouvertures de .PDF une fois ceux-ci créés et enregistrés par le biais du Filestream.
    Personnellement, je ne suis pas enclin à croire qu'un fichier puisse être possiblement "réouvert" par la Gescom (encore moins par la Compta) une fois créé et dûment stocké ...  SAUF LORS DE LA SFD, BIEN SÛR.

    C'est pour ça que j'émettais l'hypothèse de les mettre régulièrement de côté jusqu'à la prochaine SFD.

    Auriez-vous la possibilité de vérifier auprès de vos confrères au codage que mon hypothèse n'est pas totalement farfelue ?

    Merci à vous.

    Yann

  • 0 in reply to clarisse.blanc

    Bonjour Yann,

    J'ai bien fait le point avec mes collègues du service développement et la précédente réponse a été faite après que je les ai consulté.

    Bonne journée

    David

  • 0 in reply to David Beck

    Bonjour David,
    Je déterre ce thread car il semblerait y avoir du nouveau.
    La hotline Sage (niveau 2), contactée ces derniers jours, nous a informé que le contenu du répertoire FS (les PDF des factures donc) pouvait sans problème être "mis de côté", voire supprimé, PREALABLEMENT à une sauvegarde, ce afin d'alléger (notoirement !) cette dernière.
    Ils nous ont en outre affirmé que le contenu de ce répertoire allait de toute manière être recréé lors du lancement de l'ERP ... (?)
    Pouvez-vous relancer vos collègue du Service Développement car ces informations semblent en contradiction avec nos précédents échanges ?
    Bonne journée.
    Yann

  • 0

    Bonjour David,
    Je me permets de vous relancer suite à ma demande d'il y a 48H ...
    Bon WE.
    Yann

  • 0 in reply to AVEC-SA

    Bonjour Yann,

    La réponse apportée par David est toujours d'actualité. Après consultation du service développement, la solution à étudier est : mettre en place une sauvegarde différentielle quotidienne, puis une sauvegarde complète 1 fois par semaine. (Hors périmètre d’intervention de Sage, voir articles de Microsoft sur mise en place et incidences).

    Faites-nous savoir si cette réponse a été utile en la marquant comme vérifiée .

    Pour cela, cliquez sur ‘…’ au niveau de la réponse apportée (qui normalement se trouve marquée en orange), puis allez sur  la ligne ‘Vérifier la réponse’.

    Cela aura pour effet de marquer la réponse en vert et de permettre aux autres membres de la communauté, ou aux personnes qui auraient également le besoin de voir que cela a fonctionné

    Merci d'avoir utilisé la communauté.

    Tibar

  • 0 in reply to Tibar

    Bonjour,

    Je peux comprendre qu'il y a un aspect légal.

    Néanmoins je pense que c'est à l'éditeur d'apporter une solution pérenne.

    Les espaces disques s'amenuisent à vue œil à chaque validation de facture.

    L'idéal aurait été que le service de développement se penche sur 2 aspects :

    - soit compresser au maximum les PDF qu'il y ait un logo ou pas dans la mise en page car aujourd'hui le layout utilisé est le même qu'à l'impression ou envoie par email

    - soit enregistrer les pdf de la validation des factures sur un autre chemin paramétrable tout en conservant cette fonctionnalité filestream

    La validation fait perdre énormément de temps aux entreprises or les solutions de gestion doivent permettre d'en gagner.

    Il est temps que Sage se penche sur 2 problèmes récurrents : le temps et l'espace utilisé par la validation des factures ET la mise à jour en comptabilité.

    merci

  • 0 in reply to David Beck

    Bonjour,

    Ok modèle a alléger mais pour les PDF existant que faire ?... moi j'ai plus de 20 Go de PDF depuis 2019...

  • 0 in reply to Houze Herve

    Il est indispensable de pouvoir purger FILESTREAM car les volumes explosent et les clients partent....

  • 0 in reply to David Beck

    Bonjour David,

    Ce n'est pas possible de faire une sauvegarde sans le FileStream pour une base qui en possède déjà.


    De plus même si c'était possible, je déconseille très fortement de procéder ainsi.
    Car si vous pouviez faire ce type de sauvegarde et que vous soyez dans une situation nécessitant de faire une restauration, vous perdriez donc tout le contenu de votre FileStream.

    À ma connaissance, seule possibilité de supprimer le FileStream d'une base est au moment de la restauration.

    Ainsi vous pourriez conserver une base avec un FileStream complet pour Archive, mais refaire la base de Prod en faisant une restauration sans le FileStream. Mais il vous faudra réactiver le FileStream pour que Sage puisse fonctionner.

    Cordialement,

    Nicolas Bresson
    Consultant Sage
    Amedia Solutions

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    verified answer

    Je vois que le FILESTREAM est un concept assez abstrait pour bon nombres d'utilisateurs (et d'intégrateurs SAGE ?).

    Je rappelle qu'un fichier de type FILESTREAM doit être monté sur une partition spécifique qui doit être préparée selon les bonnes pratiques MICROSOFT sur le sujet : Activer et configurer FILESTREAM - SQL Server | Microsoft Learn

    Il est donc tout à fait envisageable de monter une partition FILESTREAM sur un NAS.

    D'autre part, la sauvegarde des bases de données SQL Server permet de réaliser des sauvegardes de fichiers : données, journaux et FILESTREAM séparément :

    Sauvegarder des fichiers et des groupes de fichiers - SQL Server | Microsoft Learn