Planification de la continuité des opérations : création d'un plan antisinistre pour votre entreprise

Planifiez et préparez-vous pour l'imprévu. En plus de l'importance de réduire les émissions de GES pour atteindre Net Zero; la planification d'urgence devrait également être une priorité. Une mentalité de scout permet une agilité et une récupération plus efficace après une catastrophe.

Notre équipe a vu les impacts sur les petites et moyennes entreprises des incendies et des inondations en 2021. Vous trouverez ci-dessous nos principales suggestions pour protéger et préserver les ressources de votre entreprise.

Atténuer la perte de données

Les sauvegardes de données redondantes sont indispensables. Utilisez OneDrive d'O365 pour sauvegarder quotidiennement votre base de données Sage 50.

À propos de la gestion des risques

La gestion des risques est le processus d'identification des expositions, des dangers et des périls qui peuvent compromettre la mission et les objectifs d'une organisation. Le processus se poursuit en mettant en place des contrôles et des initiatives pour prévenir et atténuer les calamités.

Vous ne pouvez pas tout contrôler dans les affaires. Cependant, vous avez plus de contrôle que vous ne le pensez sur la réduction de l'impact financier. Il y a trois domaines sur lesquels vous devez vous concentrer lorsqu'il s'agit d'analyser vos expositions aux risques. Ce sont la fréquence, la gravité et la probabilité.

La fréquence

La fréquence est l'analyse de la fréquence à laquelle quelque chose de grave peut vous arriver. Par exemple, si vous êtes propriétaire d'un restaurant, vous êtes assuré qu'au cours d'une période de 12 mois, vous aurez une fréquence de glissades et de chutes. Ceci est normal pour toute opération à forte circulation piétonnière. Les facteurs de ce coût incluent le temps pris par le personnel pour y faire face, les frais médicaux, l'arrêt des opérations et l'impact financier pour cette journée.

Chaque entreprise a des problèmes de fréquence. Si vous avez une grande flotte de véhicules, les accidents de marche arrière sont fréquents. Si vous êtes propriétaire d'une entreprise technologique, vous pouvez avoir des perturbations fréquentes qui retardent ou arrêtent le travail. Et si vous dirigez un bureau, une panne de courant peut entraîner des problèmes d'exploitation et une perte de revenus.

Gravité

La gravité traite des pertes catastrophiques. Les périls ont une portée, un coût et un impact considérables. Le feu est le plus courant car il menace presque toutes les entreprises. Selon votre emplacement géographique, les périls comme les ouragans, les tornades, les inondations et les tremblements de terre sont élevés sur l'échelle de gravité. Enfin, ne négligez pas les problèmes de gravité qui n'impliquent pas de dommages physiques. La perte de réputation, une attaque de rançon, l'affaiblissement de la marque et la perte de parts de marché entrent tous dans cette catégorie.

Probabilité:

La probabilité est la probabilité que quelque chose se produise. La probabilité est déterminée par votre historique, votre expérience, votre secteur d'activité et votre meilleure estimation pour l'avenir. Considérez la technologie, il y a 10 ans, la probabilité que les données de votre système informatique soient kidnappées et détenues contre rançon pouvait être considérée comme ridicule.

Aujourd'hui, c'est très probable pour n'importe quelle entreprise.

La meilleure chose que vous puissiez faire est d'investir des efforts, après l'identification des expositions, pour faire une analyse de la fréquence, de la gravité et de la probabilité.

Cela vous amènera à prendre de meilleures décisions en matière de contrôle et de financement de votre risque.
 

Tactiques pour gérer les risques

Bien qu'une grande partie de la vie soit hors de votre contrôle, elle n'a pas à être hors de contrôle. En utilisant ces stratégies, vous pouvez réduire considérablement la fréquence, la gravité et l'impact financier d'une perte pour votre entreprise.
Vous pouvez essayer d'éviter les risques en éliminant un produit ou un service, mais vous n'aurez peut-être pas d'entreprise. Concentrez-vous plutôt sur :

  •  Prévention : si votre entreprise est fréquemment confrontée à des problèmes de glissades et de chutes pour les clients et les employés, vos mesures de contrôle peuvent inclure un meilleur revêtement de sol pour améliorer l'appui, des mains courantes pour améliorer l'équilibre et un meilleur éclairage pour améliorer la vision. Supposons que vous ayez une flotte automobile qui a un problème avec les accidents de marche arrière. Vous pouvez installer des caméras de recul et planifier une formation à la conduite.
    • Acquérir un logiciel de gestion de mot de passe
  • Techniques de réduction : Une perte grave serait un incendie dévastateur. Les techniques de réduction comprennent un système de gicleurs, la formation des employés à l'utilisation des extincteurs, la création et l'affichage d'un plan d'évacuation pour une sortie rapide et l'installation d'une alarme incendie surveillée pour augmenter le temps de réponse du service d'incendie.
    • Tirez parti du Sage 50cloud pour sauvegarder les données de votre entreprise !
  • Séparation : isolez les biens de valeur ou volatils du reste du bâtiment, répartissez les voitures et les camions entre différents endroits pour éviter qu'une catastrophe ne les endommage tous, et mettez également en œuvre la redondance avec la technologie. Sauvegarde Sauvegarde Sauvegarde !
  • Transfert du risque : contractez les services de tiers pour gérer vos serveurs et votre technologie (plus d'informations sur Microsoft et Amazon ci-dessous). Si vous êtes propriétaire d'un immeuble, passez en revue les contrats avec les locataires. Assurez-vous d'être inscrit comme assuré supplémentaire sur la police d'assurance du locataire. Sans transfert de risque, l'économie mondiale, des entreprises du Fortune 500 jusqu'au café du coin, ne pourrait pas fonctionner.

Les attaques offensives abondent dans les affaires sous la forme de pertes de biens et de poursuites. Votre défense est la dernière ligne de défense préparée pour prévenir et atténuer ces attaques afin de vous maintenir dans la partie. Assurez-vous que votre défense est à la hauteur du défi.

Réalisation de votre plan

Les plans échouent rarement au stade de la planification. Ils échouent le plus souvent à la mise en œuvre. Cela peut être le plus grand gaspillage d'investissement des entreprises. Il existe trois éléments essentiels pour assurer à la fois la mise en œuvre et le suivi.

  1. Responsabilité : Quelqu'un doit avoir l'autorité. Cela ne devrait pas être le PDG. Ce devrait être quelqu'un dans les rangs de la direction qui a le comportement et la discipline nécessaires pour veiller à ce que les jalons soient respectés et exécutés.
    • Cette personne doit se voir allouer du temps pour réussir dans le cadre de son emploi principal. Cela pourrait signifier leur transférer d'autres responsabilités. Ce travail ne devrait pas être un projet de temps libre.
  2. Résultats quantifiables : Tout comme la rentabilité peut être mesurée, la dynamique peut également l'être. Le chef de projet doit faire rapport à quelqu'un au-dessus de lui avec des données quantifiables pour montrer les progrès.
    • Des mesures quantifiables doivent être définies au début du projet. Ils peuvent inclure des mesures telles que le délai d'exécution, l'utilisation accrue de l'équipement, la réduction du temps perdu, une meilleure rétention et une amélioration globale de la production. On peut même ajouter quelques mesures qualitatives comme l'amélioration du moral des employés.
  3. Expert de l'extérieur : Les bons employés peuvent être débordés, ils ne sont pas experts en gestion des risques, alors la tâche devient épuisante.

Avoir un expert pour aider à la formation des connaissances, à l'éducation et à la responsabilité sera la dernière pièce du puzzle nécessaire pour pousser la mise en œuvre au-delà de la ligne d'arrivée.

Suivre les progrès et les résultats

N'oubliez pas d'inclure le développement des dirigeants dans le cadre de la gestion des risques organisationnels. Une entreprise ira loin pour éviter les problèmes qui font dérailler la rentabilité avec de bons dirigeants en place. Surtout, améliorez :

  • Compétences en communication
    • Les meilleurs leaders utiliseront régulièrement des coachs et des mentors pour les aider à élaborer des stratégies et des tactiques autour des compétences d'influence. Une organisation ferait bien d'aider ses dirigeants en investissant dans un soutien continu. C'est beaucoup moins cher que les conséquences de ne pas le faire.
  • Empathie:
    • L'empathie consiste à se mettre à la place de quelqu'un d'autre et à ressentir ses émotions, ses pensées et son expérience. Les leaders forts sont empathiques aux objectifs, aux désirs et aux défis confrontés par ceux qu'ils gèrent et supervisent. L'empathie ne peut pas être simulée. Il doit être authentique.
  • Pratiques d’embauche et de promotion :
    • Les leaders peuvent être identifiés rapidement par les deux premières caractéristiques discutées, les compétences en communication et l'empathie. En faisant une recherche constante de leaders forts, une habitude organisationnelle ; la promotion de l'intérieur ne sera pas basée sur le désespoir ou le temps passé.

Ressources:

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Pour plus de ressources, visitez : www.Sage.com/Ressources 

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